Polisi Preifatrwydd

Crynodeb o'r Polisi

Mae'r Polisi Preifatrwydd yn ymwneud â'r Nursery Milk Scheme, a'r Nursery Milk Reimbursement Unit.

Mae'r Nursery Milk Scheme yn gynllun statudol a weithredir gan y Department of Health and Social Care (DHSC). Mae’r ddeddfwriaeth sy’n llywodraethu’r Nursery Milk Scheme yn caniatáu i leoliadau gofal plant sydd wedi’u cofrestru ag OFSTED neu Arolygiaeth Gofal Cymru, fel gwarchodwyr plant, meithrinfeydd ac ysgolion, adennill cost darparu un rhan o dair o beint o laeth (neu’r hyn sy’n cyfateb mewn fformiwla fabanod) i plant dan bump oed sy'n mynychu'r lleoliad am o leiaf dwy awr y dydd.

Mae DHSC yn gweithredu’r Nursery Milk Scheme o ddydd i ddydd gan ddefnyddio contractwr preifat. Er y gall y contractwr preifat sy'n gweithredu'r cynllun newid o bryd i'w gilydd yn dilyn ymarferion caffael, mae'r gwasanaeth bob amser yn cael ei gynnal dan yr enw "The Nursery Milk Reimbursement Unit" (NMRU).

Diffiniadau a dehongliad

Diffinnir y termau canlynol:

• a) Mae “Chi” ac “eich” yn golygu'r person sy'n defnyddio'r Nursery Milk Scheme.
• b) Mae “Ni”, ac “ein” yn golygu'r NMRU, sy'n gweinyddu'r Nursery Milk Scheme.
• c) Mae “lleoliad” yn golygu darparwr gofal plant cofrestredig.
• d) Mae “Gwasanaeth” yn golygu system hawlio ar-lein y Nursery Milk Scheme.
• e) Mae'r “wefan” yn golygu'r wefan www.nurserymilk.co.uk oni nodir yn wahanol.
• f) Mae “Rheolwr Data” yn golygu'r parti sy'n pennu pwrpas a dull prosesu data personol, yn unol â'r ddeddfwriaeth diogelu data gyfredol. Y Rheolyddion Data ar gyfer y Nursery Milk Scheme yw DHSC ac y NHS Business Services Authority (NHSBSA).
• g) Mae “Prosesydd Data” yn golygu'r parti sy'n gyfrifol am brosesu data personol ar ran rheolydd. Y Proseswyr Data ar gyfer y Nursery Milk Scheme yw’r NHSBSA, Stella House, Goldcrest Way, Newburn Riverside, Newcastle upon Tyne NE15 8NY, a hefyd Wider Plan Ltd, 11 - 16 Chestnut Court, Jill Lane, Sambourne, B96 6EW, sy’n dal ar hyn o bryd y cytundeb i redeg y Nursery Milk Reimbursement Unit.

Er hwylustod yn unig y mae penawdau'r paragraffau isod ac ni fyddant yn effeithio ar y modd y llunnir neu'r dehongliad o'r termau hyn.

Oni nodir yn wahanol,

• a) Mae'r unigol yn cynnwys y lluosog ac i'r gwrthwyneb;
• b) Mae'r geiriau “yn cynnwys” a “gan gynnwys”, ac amrywiadau arnynt, ill dau heb gyfyngiad.

Sut mae gwybodaeth yn cael ei chasglu

Lleoliadau gofal plant:

Byddwn yn casglu eich manylion cyswllt a manylion sy'n berthnasol i'ch lleoliad megis niferoedd presenoldeb. Byddwn yn casglu manylion banc eich lleoliad os ydych am wneud cais am ad-daliad, neu fanylion eich asiant llaeth neu awdurdod lleol os ydynt yn cyflenwi llaeth i’ch lleoliad ac yn cael ad-daliad yn uniongyrchol.

Manylion y cyflenwr llaeth, lle mae lleoliadau gofal plant wedi penderfynu defnyddio asiant llaeth;

Asiantau llaeth a awdurdodau lleol:

Byddwn yn casglu eich manylion cyswllt, manylion sy'n berthnasol i'ch asiantaeth laeth neu awdurdod lleol, manylion banc a manylion cyflenwad llaeth.

Ym mhob achos:

Cofnodion presenoldeb wedi'u golygu gan leoliadau gofal plant ac asiantau llaeth, y gofynnir amdanynt weithiau at ddibenion archwilio;

Prawf o bryniant llaeth ar ffurf anfonebau a derbynebau;

Gallwn hefyd gasglu unrhyw wybodaeth bersonol a roddwch i ni yn wirfoddol, er enghraifft trwy gysylltu â ni trwy e-bost neu dros y ffôn.

Gellir casglu gwybodaeth am ddefnydd gwefan gan ddefnyddio cwcis.

Efallai y byddwch yn gwrthod rhannu rhai eitemau o ddata personol gyda ni, ac os felly efallai na fyddwn yn gallu darparu rhai neu bob un o nodweddion y gwasanaeth i chi.

Os oes angen gwybodaeth ychwanegol, er enghraifft at ddibenion archwilio, neu ymchwiliad i dwyll, neu yn dilyn cais gan HMRC, yna fel arfer bydd hon yn cael ei chasglu ar ffurf electronig drwy e-bost, neu ar ffurf papur drwy'r post.

Sut y defnyddir y data

Byddwn ond yn defnyddio’r wybodaeth rydym wedi’i chasglu amdanoch lle mae gennym sail gyfreithiol dros wneud hynny, ac ymdrinnir â hyn yn yr adran isod.

Mae angen y data a gesglir i sicrhau bod lleoliadau gofal plant sy'n dymuno cofrestru a hawlio yn gymwys i hawlio o'r Nursery Milk Scheme. Mae ei angen hefyd fel y gellir gwirio hawliadau i sicrhau bod lleoliadau gofal plant cymwys yn hawlio yn unol â deddfwriaeth y Nursery Milk Scheme, ac felly bod arian cyhoeddus yn cael ei wario ar ei ddiben bwriadedig.

Sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data personol

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu o dan gyfraith diogelu data yw Erthygl 6.1(c) GDPR y DU: mae angen prosesu er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol y mae’r rheolydd yn ddarostyngedig iddo.

Mae gan DHSC rwymedigaeth gyfreithiol i weithredu'r Nursery Milk Scheme fel y nodir yn y Welfare Foods Regulations 1996. Mae'r Rheoliadau hyn yn nodi cymhwysedd ar gyfer y cynllun, a'r manylion y gellir gofyn amdanynt er mwyn dilysu hawliadau. Dyma'r wybodaeth a gesglir, fel y nodir uchod.

Proseswyr Data a derbynwyr eraill data personol

Os ydych yn lleoli gydag asiant llaeth penodedig neu awdurdod lleol, bydd y Proseswyr Data yn rhannu eich manylion cyswllt a gwybodaeth berthnasol am eich lleoliad gofal plant yng nghyfrif ar-lein yr asiant llaeth neu’r awdurdod lleol perthnasol.

Ym mhob achos, bydd y Proseswyr Data yn rhannu eich holl wybodaeth gyda'r Rheolyddion Data.

Ni fyddwn yn rhannu unrhyw ran o’ch gwybodaeth bersonol ag unrhyw drydydd parti heb eich caniatâd, oni bai:

• a) Rydym yn amau unrhyw fath o ymddygiad anghyfreithlon.
• b) Mae'n angenrheidiol yn ôl y gyfraith, rheoliadau neu achosion cyfreithiol.
• c) Mae'n ofynnol i orfodi ein Telerau ac Amodau.
• d) Rydym yn ystyried bod angen cymryd camau i ddiogelu eiddo, hawliau neu ddiogelwch yr NMRU neu unrhyw barti arall.
• e) Mae’r trydydd parti yn gweithredu mewn rôl broffesiynol, er enghraifft fel rheolydd, archwilydd neu brosesydd data penodedig ac mae ganddo fesurau cyfrinachedd a phreifatrwydd addas ar waith.

Marchnata a chyfathrebu

Ni fyddwn yn trosglwyddo eich manylion cyswllt i drydydd parti ac eithrio fel y manylir uchod.

Os ydych yn defnyddio’r Nursery Milk Scheme:

Byddwn yn cysylltu â chi gyda gwybodaeth yn ymwneud â'ch defnydd o'r gwasanaeth. Gall hyn gynnwys, er enghraifft, eich hysbysu am statws eich hawliad, eich rhybuddio am welliannau perthnasol i’r gwasanaeth a’ch cynghori os oes angen i chi gymryd unrhyw gamau.

Trosglwyddiadau data rhyngwladol a lleoliadau storio

Cedwir cronfeydd data Nursery Milk Scheme mewn canolfannau data yn y DU neu'r AEE.

Gall gwasanaethau busnes arferol yn y cwmwl, er enghraifft cyfathrebu trwy e-bost, olygu bod data Nursery Milk Scheme yn cael ei gadw ar weinyddion y tu allan i'r DU neu'r AEE neu'n cael eu trosglwyddo drwyddynt. Byddwn ond yn defnyddio trydydd partïon sydd wedi ymrwymo’n gytundebol i gadw at y mesurau diogelu lleoliad data sy’n ofynnol o dan GDPR.

Polisi cadw a gwaredu

Cedwir data Nursery Milk Scheme am chwe blynedd dreth ac ar ôl hynny caiff ei ddienwi’n ddiogel o fewn mis.

Sut rydym yn cadw eich data yn ddiogel

Mae'r Rheolydd Data a'r Prosesydd Data wedi rhoi mesurau diogelwch ar waith i ddiogelu'r wybodaeth a gesglir rhag mynediad, colled, camddefnydd neu ddinistrio heb awdurdod.

Os ydych yn defnyddio cyfrifiadur a rennir i gael mynediad i wefan Nursery Milk Scheme, rydym yn argymell eich bod bob amser yn allgofnodi pan fyddwch wedi gorffen.

Os byddwn yn dod yn ymwybodol y bu tor diogelwch ac y gallai eich data personol fod wedi’i beryglu, byddwn yn cymryd camau priodol i unioni’r toriad a byddwn yn cysylltu â chi cyn gynted ag sy’n rhesymol ymarferol.

Eich hawliau fel gwrthrych data

Yn ôl y gyfraith, mae gan wrthrychau data nifer o hawliau ac nid yw’r prosesu hwn yn dileu nac yn lleihau’r hawliau hyn o dan GDPR y DU a Deddf Diogelu Data’r DU 2018 yn berthnasol.

Yr hawliau hyn yw:

1. Yr hawl i gael copïau o wybodaeth – mae gan unigolion yr hawl i ofyn am gopi o unrhyw wybodaeth amdanynt a ddefnyddir.
2. Yr hawl i gywiro gwybodaeth – mae gan unigolion yr hawl i ofyn am gywiro unrhyw wybodaeth a gedwir amdanynt sydd yn eu barn hwy yn anghywir.
3. Yr hawl i gyfyngu ar sut y defnyddir y wybodaeth – mae gan unigolion yr hawl i ofyn i unrhyw ran o'r wybodaeth a gedwir amdanynt gael ei chyfyngu, er enghraifft, os ydynt yn meddwl bod gwybodaeth anghywir yn cael ei defnyddio.
4. Yr hawl i wrthwynebu i'r wybodaeth sy'n cael ei defnyddio - gall unigolion ofyn i unrhyw wybodaeth a gedwir amdanynt beidio â chael ei defnyddio. Fodd bynnag, nid yw hyn yn hawl absoliwt, ac efallai y bydd angen parhau i ddefnyddio'r wybodaeth, gydag unigolion yn cael eu hysbysu os mai dyma'r achos.
5. Yr hawl i ddileu gwybodaeth – nid yw hyn yn hawl absoliwt, ac efallai y bydd angen parhau i ddefnyddio'r wybodaeth, gydag unigolion yn cael eu hysbysu os mai dyma'r achos.

Sylwadau a chwynion

Dylai unrhyw un sy’n anhapus neu sy’n dymuno cwyno am sut y defnyddir data personol fel rhan o’r rhaglen hon gysylltu â data_protection@dhsc.gov.uk yn y lle cyntaf neu ysgrifennu at:

Data Protection Officer
1st Floor North
39 Victoria Street
London
SW1H 0EU

Gall unrhyw un sy'n dal yn anfodlon gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Cyfeiriad eu gwefan yw www.ico.org.uk a’u cyfeiriad post yw:

Information Commissioner's Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Gwneud penderfyniadau neu broffilio awtomataidd

Ni fydd unrhyw benderfyniad yn cael ei wneud am unigolion yn seiliedig ar wneud penderfyniadau awtomataidd yn unig (lle gwneir penderfyniad amdanynt gan ddefnyddio system electronig heb gysylltiad dynol) sy'n cael effaith sylweddol arnynt.

Newidiadau i'r polisi hwn

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cael ei adolygu’n rheolaidd, a bydd fersiynau newydd ar gael ar ein tudalen hysbysiad preifatrwydd ar ein gwefan. Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf ar 21ain Mehefin 2024.